Emitir nota fiscal é mais do que cumprir uma obrigação: é garantir operação regular, evitar multas, facilitar crédito, proteger o relacionamento com clientes e manter a empresa preparada para crescer.
Ainda assim, muitos empresários travam na prática por dúvidas simples — qual nota usar, onde emitir, que dados preencher e o que mudou nas regras recentes.
Neste artigo, você vai ver como emitir Nota Fiscal com segurança, entendendo os tipos de documento fiscal, pré-requisitos e um passo a passo claro para NF-e (produtos) e NFS-e (serviços).
A ideia é que você consiga colocar isso em rotina, mesmo sem ser especialista tributário.
Qual tipo de Nota Fiscal você precisa emitir?
O primeiro passo para como emitir Nota Fiscal corretamente é saber qual documento se aplica ao seu caso.
Os principais são:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produto): usada na venda de mercadorias e produtos físicos. É comum em indústria, comércio, atacado, varejo e e-commerce. A autorização acontece pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): usada por prestadores de serviço. A regra é municipal, mas muitos municípios já emitem via o padrão nacional de NFS-e, o que simplifica o processo.
- NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica): voltada a vendas ao consumidor final (normalmente no varejo/PDV), substituindo o cupom fiscal em boa parte do país.
O que sua empresa precisa ter antes de emitir?
Antes de abrir o emissor, organize os pré-requisitos. Isso evita parar no meio do caminho:
CNPJ ativo e inscrições corretas
Para venda de produtos, em geral é necessária Inscrição Estadual (IE).
Para prestação de serviços, exige-se Inscrição Municipal (IM).
Credenciamento no órgão competente
- NF-e/NFC-e: credenciamento na SEFAZ do seu estado. Alguns contribuintes são credenciados automaticamente; outros precisam solicitar no portal estadual.
- NFS-e: cadastro na prefeitura ou no portal nacional, se o município já aderiu ao sistema unificado.
Certificado digital (principalmente para NF-e)
Na maioria dos casos, a NF-e exige certificado digital para assinatura eletrônica e validade jurídica.
Os tipos mais comuns são A1 (arquivo no computador) e A3 (token/cartão).
Para NFS-e, alguns municípios permitem emissão apenas com login gov.br, mas isso depende das regras locais.
Sistema emissor
Você pode emitir por:
- Emissor gratuito (quando disponível);
- ERP/emissor pago integrado a estoque e financeiro;
- Portal municipal ou nacional da NFS-e.
A escolha depende do seu volume de notas e da necessidade de integração com a operação.
Como emitir Nota Fiscal de produto (NF-e): passo a passo
Se sua empresa vende mercadorias, este é o fluxo padrão para como emitir Nota Fiscal eletrônica de produto:
Acesse seu emissor de NF-e
Entre no sistema escolhido e faça login.
Se houver certificado digital, confirme se ele está instalado e reconhecido.
Cadastre o cliente/destinatário
Você vai precisar de:
- Razão social ou nome;
- CPF/CNPJ;
- Endereço completo;
- Inscrição estadual (se houver).
Inclua os itens da venda
Aqui está a parte mais sensível da NF-e:
- NCM (classificação fiscal do produto);
- CFOP (natureza da operação: venda interna, interestadual, devolução, bonificação, entre outros);
- Quantidade, unidade e valores;
- Tributos aplicáveis, como ICMS, IPI, PIS, Cofins e possíveis regimes como substituição tributária.
Boa prática: mantenha os produtos cadastrados com NCM/tributação revisados junto ao contador.
Isso reduz rejeições e retrabalho.
Revise os dados antes de enviar
Os erros mais comuns que causam rejeição:
- CFOP incompatível com a operação;
- NCM errado;
- Dados incompletos do cliente;
- Divergência no cálculo dos impostos.
Assine e transmita para a SEFAZ
O sistema assina digitalmente a nota e envia. Você precisa aguardar a autorização de uso.
Gere o DANFE e armazene o XML
Depois da autorização:
- Gere o XML (documento fiscal oficial);
- Gere o DANFE (representação visual usada para transporte/consulta).
Envie ao cliente e guarde o XML pelo prazo legal.
Pronto: essa é a forma correta, segura e atual de como emitir Nota Fiscal de produto.
Como emitir Nota Fiscal de serviço (NFS-e): passo a passo
Para prestadores de serviço, como emitir Nota Fiscal costuma ser mais simples, mas varia conforme prefeitura.
O caminho geral é:
Acesse a plataforma de emissão do seu município
Pode ser o portal local da prefeitura ou o portal nacional, se sua cidade já estiver integrada.
Selecione “Emitir NFS-e”
Normalmente fica na área de emissão/serviços.
Preencha os dados do tomador (cliente)
CPF/CNPJ, nome/razão social e endereço.
Informe o serviço prestado com clareza
Selecione o código de serviço correto.
Além disso, descreva o serviço de forma específica (evite textos genéricos como “prestação de serviços diversos”).
Complete valores e retenções
Informe o valor do serviço, a alíquota de ISS e retenções quando aplicáveis (ex.: ISS retido, INSS, IR, CSLL, PIS/COFINS, dependendo do tipo de contrato).
Emita e salve o documento
O sistema gera o número da nota e o link de verificação. Baixe o PDF/XML e envie ao cliente.
MEI: quando precisa emitir nota e o que mudou
Se você é MEI, a regra geral continua:
- É obrigado a emitir nota quando vende ou presta serviço para pessoa jurídica;
- Para pessoa física, em geral, é facultativo (salvo exigência do cliente ou regra municipal).
Uma atualização recente importante é que o MEI deve emitir notas com o CRT 4 (Simples Nacional – MEI) quando o sistema disponibiliza essa opção.
Isso ajuda na identificação correta do regime e evita inconsistências fiscais.
Reforma Tributária: o que observar a partir de 2026?
A Reforma Tributária do consumo vai introduzir CBS e IBS e, com isso, os layouts de NF-e/NFC-e serão ajustados gradualmente.
Na prática, o processo de emissão segue muito parecido, mas sistemas emissores devem receber novos campos e validações.
O que fazer agora:
- mantenha ERP/emissor sempre atualizado;
- Revise parametrizações fiscais com seu contador;
- Acompanhe comunicados do seu estado/município para adequações.
Emita notas fiscais de maneira correta e evite problemas
Entender como emitir Nota Fiscal não precisa ser complicado.
Com o tipo de nota certo, credenciamento em dia e um sistema emissor confiável, a emissão vira rotina — e sua empresa ganha segurança fiscal, credibilidade e organização.
Se quiser, posso adaptar este artigo para um recorte específico (comércio, serviços, e-commerce, indústria) e incluir exemplos reais do seu dia a dia, mantendo o SEO forte e a leitura simples para qualquer empresário.