Como abrir empresa? Guia prático em 6 passos para empreendedores

Como abrir empresa e transformar sua paixão ou ideia em um negócio formal, lucrativo e seguro?

Este é o sonho de muitos futuros empreendedores que buscam a independência financeira. No entanto, a burocracia e as complexas regras fiscais do Brasil podem gerar insegurança.

Pensando nisso, criamos este guia prático em 6 passos. Ele é o seu mapa detalhado para iniciar sua jornada empresarial com o pé direito, entender as opções jurídicas e garantir que você aproveite todas as vantagens fiscais sem cair em erros comuns.

Como abrir empresa no Brasil?

Abrir empresa no Brasil envolve seguir um roteiro legal que passa por três esferas principais: a Junta Comercial (que registra a empresa e o Contrato Social), a Receita Federal (que emite o CNPJ) e a Prefeitura (que concede o Alvará de Funcionamento e a Inscrição Municipal).

Embora o processo de formalização tenha se tornado mais digital, exigências fiscais como a escolha do regime tributário (Simples Nacional, por exemplo) no momento do registro do CNPJ e o cumprimento das obrigações acessórias demandam o acompanhamento de um profissional de contabilidade para evitar multas e otimizar os impostos.

Confira o passo a passo abaixo para evitar erros!

1. Planejamento inicial: escolha jurídica e limites de faturamento

O primeiro passo de como abrir empresa é definir a natureza jurídica do seu negócio. Essa escolha é estratégica, pois define se seus bens pessoais estarão protegidos e qual o seu limite de faturamento. As principais opções para empreendedores são:

1. Microempreendedor Individual (MEI): ideal para quem trabalha por conta própria, oferece formalização simples e um custo mensal fixo. O limite de faturamento atual é de R$ 81.000,00 por ano.
2. Sociedade Limitada Unipessoal (SLU): a melhor opção para quem quer empreender sozinho, mas com faturamento acima do MEI. A grande vantagem da SLU é que ela separa o patrimônio pessoal do empresário das dívidas da empresa.
3. Empresário Individual (EI): também para quem empreende sozinho, mas sem a separação patrimonial. Se o negócio tiver dívidas, seus bens pessoais podem ser usados para quitá-las. Por isso, a SLU é geralmente preferível.
4. Sociedade Limitada (LTDA): usada quando há dois ou mais sócios, limitando a responsabilidade financeira de cada um ao valor de suas cotas no capital social.

2. Documentação e estrutura financeira

Após definir o tipo de empresa, organize a documentação e estruture o lado financeiro.

Para o registro, você precisará reunir:

– Documentos dos sócios: cópia do RG e do CPF, comprovante de residência e, se aplicável, certidão de casamento/divórcio.

– Documentos do negócio: comprovante do endereço comercial (que pode ser a sua residência para atividades permitidas pela prefeitura) e a lista das atividades que a empresa irá exercer, os chamados CNAEs.

Atenção! Muitos negócios fracassam por falta de planejamento financeiro. Para evitar esse erro, ao pensar em como abrir empresa, defina:

1. Custos de operação: liste detalhadamente os gastos fixos (aluguel, internet) e variáveis (estoque, comissões).
2. Metas e projeções: estabeleça metas de faturamento e lucratividade para os primeiros 12 meses.
3. Reserva de emergência: crie uma reserva para suportar a operação do negócio por, no mínimo, 3 a 6 meses.

3. Registro formal

O registro da sua empresa é feito através da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim ), envolvendo a Junta Comercial e a Receita Federal. Ele envolve, em resumo, as seguintes etapas:

1. Consulta de viabilidade: verifique o nome da empresa e a permissão do endereço na prefeitura.
2. Registro na Junta Comercial: deposite o Contrato Social ou o Requerimento de Empresário. Este é o ato que dá existência legal à empresa.
3. Obtenção do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) na Receita Federal.

Atenção! Houve uma mudança importante no processo de abertura de empresas, impulsionada pela Reforma Tributária: a escolha do regime tributário passou a ser exigida já no momento da inscrição do CNPJ.

Isso significa que você não terá mais o prazo de 30 dias após a abertura para escolher o Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. A decisão deve ser tomada no primeiro passo, o que torna o planejamento tributário prévio indispensável.

Uma escolha errada pode levar ao pagamento de impostos em excesso ou a complicações futuras. É por isso que o auxílio de um contador se tornou obrigatório logo no início do processo.

4. Escolha do regime tributário e obrigações fiscais

A decisão sobre o regime tributário — Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real — afeta diretamente a carga de impostos.

Simples Nacional: é o mais adotado por micro e pequenas empresas (faturamento até R$ 4,8 milhões). Ele unifica o pagamento de oito impostos em uma única guia, o DAS.

Lucro Presumido e Lucro Real: destinados a empresas com maior faturamento. A principal diferença é que o Lucro Presumido usa uma margem de lucro pré-fixada pela lei, enquanto o Lucro Real calcula os impostos sobre o lucro líquido efetivamente apurado.

Obrigações fiscais

Independente do regime, sua empresa terá que cumprir obrigações, como:

1. Pagamento de tributos (DAS, IRPJ, COFINS, etc.).
2. Emissão de notas fiscais em todas as operações de venda ou serviço.
3. Entrega de declarações fiscais periódicas à Receita Federal e aos Fiscos estaduais/municipais.

5. Licenças, alvarás e contratação de pessoal

Para operar em total conformidade, sua empresa deve obter as permissões necessárias e, se for o caso, formalizar a equipe.

Alvarás e licenças

Verifique na prefeitura de sua cidade as exigências para o seu tipo de atividade:

Alvará de funcionamento: autorização básica municipal para que a empresa possa operar no local.

Licenças específicas: dependendo do nicho, você pode precisar de licença da Vigilância Sanitária (alimentos, saúde) ou do Corpo de Bombeiros (locais com risco de incêndio).

Contratando colaboradores

O crescimento da demanda exige contratação. Ao buscar colaboradores, priorize:

1. Definição clara do cargo: saiba exatamente qual função a pessoa irá desempenhar.
2. Regularização: o registro do funcionário deve seguir rigorosamente a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), garantindo o pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS ) e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS ).
3. Suporte contábil: o contador é essencial para calcular a folha de pagamento, férias e 13º salário, evitando passivos trabalhistas.

6. Cuidados legais e contábeis: evite erros cruciais

Os erros mais comuns ao abrir empresa são:

1. Misturar finanças pessoais e empresariais: nunca utilize a conta bancária da empresa para gastos pessoais. Essa confusão fiscal é a principal causa de descontrole financeiro e multas.
2. Não ter um contador: tentar gerenciar a complexa legislação tributária brasileira sozinho, especialmente com as mudanças da reforma tributária, é um risco enorme.
3. Ignorar o fluxo de caixa: não monitorar rigorosamente as entradas e saídas de dinheiro.

Contabilidade como parceira

A parceria com um contador especializado em seu nicho de mercado é fundamental. Ele não apenas fará os registros necessários, como:

1. Orientará sobre a escolha tributária mais vantajosa no momento da abertura do CNPJ.
2. Garantirá que todas as suas declarações fiscais estejam em dia.
3. Elaborará o planejamento tributário, ajudando a reduzir a carga de impostos dentro da lei.

Transformar a ideia de como abrir empresa em um negócio formalizado e próspero é totalmente possível quando você se cerca de informações corretas e de profissionais competentes.

Não comece sua jornada no escuro. Se você precisa de auxílio especializado para o planejamento tributário, a escolha jurídica ideal e a abertura do seu CNPJ, entre em contato com um especialista.