Entender como emitir nota fiscal eletrônica corretamente é o primeiro passo para garantir que o seu negócio cresça com segurança jurídica e credibilidade no mercado.
Para muitos empresários, a burocracia fiscal ainda parece um bicho de sete cabeças, cheia de termos técnicos e processos confusos. No entanto, a tecnologia avançou muito nos últimos anos para facilitar essa rotina.
Hoje, com as ferramentas certas e o conhecimento adequado, o processo se tornou muito mais ágil e intuitivo do que era na década passada.
Neste artigo, vamos descomplicar todo o processo de emissão. Você aprenderá, de forma didática, o que precisa ter em mãos e quais etapas seguir para manter sua empresa 100% regularizada em 2026.
Portanto, acompanhe a leitura e descubra como transformar essa obrigação fiscal em um processo simples e automático na sua gestão.
O que é a nota fiscal eletrônica e por que ela importa?
Antes de entrarmos no passo a passo prático de como emitir nota fiscal eletrônica, é fundamental diferenciar os dois tipos principais de documentos que você vai lidar. A confusão entre eles é a causa número um de erros fiscais em pequenas empresas.
A Nota Fiscal Eletrônica (NFe), modelo 55, é utilizada exclusivamente para a venda de produtos físicos. Ou seja, se você tem um comércio, e-commerce ou indústria, essa é a nota que deve acompanhar a mercadoria.
Por outro lado, existe a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe). Este documento comprova a prestação de serviços, como consultorias, aulas, reparos ou atendimentos médicos.
Saber essa diferença é crucial. Emitir o modelo errado pode gerar bitributação ou multas pesadas pelo fisco estadual ou municipal.
Quem está obrigado a emitir nota fiscal?
A regra geral é clara: toda empresa com CNPJ ativo que realize vendas ou preste serviços deve emitir nota fiscal. Isso garante o recolhimento correto dos impostos e a legalidade da transação.
Contudo, existe uma regra específica para o Microempreendedor Individual (MEI). O MEI é obrigado a emitir nota fiscal sempre que vender ou prestar serviço para outra empresa (pessoa jurídica).
Caso o cliente final do MEI seja uma pessoa física, a emissão é opcional, embora seja altamente recomendada para o controle financeiro. Mas atenção: se o cliente solicitar a nota, o MEI é obrigado a emitir.
Além disso, profissionais liberais atuando como pessoa física seguem regras próprias, geralmente emitindo recibos (RPA), mas ao constituírem empresa, entram na obrigatoriedade da nota fiscal.
Como emitir nota fiscal eletrônica? Passo a passo
Passo 1 – Adquira um certificado digital
O primeiro requisito técnico para emitir suas notas é possuir uma assinatura eletrônica. O certificado digital funciona como a identidade virtual da sua empresa, garantindo validade jurídica aos documentos.
Existem dois modelos principais no mercado:
- Certificado A1: arquivo digital instalado diretamente no computador ou na nuvem. Tem validade de um ano e permite o uso simultâneo em vários dispositivos.
- Certificado A3: físico, armazenado em um token (parecido com um pen drive) ou cartão. Tem validade de até três anos, mas precisa estar conectado ao computador na hora do uso.
Para a maioria das empresas que buscam agilidade e automação, o modelo A1 costuma ser o mais indicado. Afinal, ele facilita a integração com sistemas emissores online.
Você deve adquirir esse certificado junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil.
Passo 2 – Realize o credenciamento na SEFAZ ou Prefeitura
Com o certificado em mãos, o próximo passo depende do tipo de atividade da sua empresa. Se você vende produtos (comércio), precisa se credenciar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
Esse processo, chamado de ‘Credenciamento para emissão de NFe’, geralmente é feito online no site da SEFAZ estadual. Em muitos estados, a liberação é automática ou leva poucas horas.
Por outro lado, se você presta serviços, o cadastro deve ser feito na Prefeitura do seu município ou no Portal Nacional de Emissão de Nota Fiscal de Serviço, dependendo da legislação local vigente.
Muitos municípios já aderiram ao padrão nacional, o que simplifica o cadastro. Verifique com seu contador qual é o sistema adotado pela sua cidade.
Passo 3 – Escolha um sistema emissor eficiente
A escolha do software é determinante para a produtividade da sua equipe. Embora existam opções gratuitas, elas costumam ser limitadas, sem suporte técnico e com preenchimento manual demorado.
Um bom sistema emissor pago oferece vantagens competitivas claras. Ele automatiza cálculos de impostos, preenche dados de clientes automaticamente e armazena os arquivos com segurança.
Além disso, um software pago geralmente integra com o seu controle financeiro e de estoque. Isso significa que, ao emitir a nota, o sistema já dá baixa no produto e gera o contas a receber.
Portanto, avalie o custo-benefício. O tempo que você perde digitando notas manualmente em sistemas gratuitos pode custar mais caro do que uma mensalidade acessível.
Passo 4 – Configure a tributação correta e os novos campos (IBS e CBS)
Esta é a etapa onde a atenção deve ser redobrada. Para o sistema funcionar, ele precisa ser ‘alimentado’ com as regras fiscais do seu negócio, incluindo as atualizações da reforma tributária.
Você precisará configurar dados tradicionais como regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) e alíquotas de impostos (ICMS, ISS, IPI).
No entanto, a grande mudança agora é a inclusão obrigatória dos campos de IBS e CBS. Mesmo em fase de transição com alíquotas de teste, seu sistema deve estar parametrizado para preencher essas novas tags no arquivo XML.
Errar o NCM de um produto ou deixar os campos da reforma em branco pode fazer com que a nota seja rejeitada. Por isso, essa configuração inicial deve ser feita com o auxílio direto do seu contador.
Passo 5 – Emita a nota fiscal eletrônica
Com tudo configurado, a emissão do dia a dia se torna simples. Ao realizar uma venda, você acessará o sistema e iniciará uma nova nota.
Primeiramente, você deve inserir os dados do tomador (cliente). Se for um cliente recorrente, um bom sistema puxará o cadastro automaticamente.
Em seguida, adicione os produtos ou serviços. Verifique se a descrição está clara e se os valores unitários conferem com o pedido de venda.
O sistema calculará os impostos automaticamente com base na configuração feita no passo anterior. Confira o valor total e clique em ‘Emitir’ ou ‘Transmitir’.
Nesse momento, o software se comunica com a SEFAZ ou Prefeitura. Em segundos, se tudo estiver correto, a nota volta com o status de ‘Autorizada’.
A importância do arquivo XML e do DANFE
Após a autorização, o sistema gera dois arquivos importantes. O primeiro é o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é a representação gráfica, impressa ou em PDF.
O DANFE serve para acompanhar o transporte da mercadoria, mas ele não tem valor fiscal de arquivo original. Mas o documento que vale juridicamente é o XML. É esse arquivo digital que deve ser enviado ao cliente e, obrigatoriamente, ao seu contador mensalmente.
Pela legislação, tanto o emissor quanto o destinatário devem armazenar esse arquivo XML pelo prazo mínimo de 5 anos, para eventuais fiscalizações.
Evite erros comuns que geram multas
A pressa é inimiga da perfeição fiscal. Um erro frequente é emitir a nota com data retroativa sem autorização prévia, o que é vedado na maioria das legislações estaduais para venda de produtos.
Outro erro comum é a falta de Carta de Correção. Se você errou algum dado não essencial (como o endereço de entrega), pode emitir uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) para sanar o problema sem cancelar a nota.
Entretanto, dados como valores, destinatário ou data de emissão não podem ser corrigidos. Nesses casos, o cancelamento da nota e a emissão de uma nova são obrigatórios, respeitando o prazo legal de cancelamento (geralmente 24 horas).
Descomplique a emissão de suas notas fiscais!
Dominar o processo de emissão fiscal deixa de ser um pesadelo quando utilizamos as ferramentas corretas e seguimos um processo organizado. A regularidade fiscal protege o patrimônio da sua empresa e abre portas para crédito e grandes clientes.
Esperamos que este guia sobre como emitir nota fiscal eletrônica tenha esclarecido suas dúvidas e simplificado sua visão sobre o tema, inclusive sobre as novidades de 2026.
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